نرم افزار سیستم ساز چیست و چه امکاناتی باید داشته باشد؟
نرم افزار سیستم ساز یا به اختصار BPMS (Business Process Management Software) ابزاریست که با کمک آن میتوان عملکرد کسب و کار یک سازمان را با استفاده از شناسایی، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرایند های کسب و کار بهبود داد. این سیستم همچنین با کاهش هزینه‌ها و بهبود مستمر فرایند‌ها، به کسب و کار مورد نظر توان عملکرد بهتری در رقابت با دیگر سازمان ها میدهد. از آنجا که سیستم سازی (BPM) یک نظام مورد استفاده سازمان ها برای شناخت، ثبت و بهبود فرایندهای کسب و کارشان است؛ نرم‌افزار سیستم ساز نیز تنها در کنار سیستم سازی است که قابل استفاده میشود. در واقع این سیستم یک برنامه یکپارچه برای توسعه نرمافزارهای درون سازمانی است که به منظور پیادهسازی فرایندهای کاری روتین و زمان‌بر استفاده میشود.
چرا از BPMS استفاده کنیم؟
برای هر سازمانی مدیریت حجم کار به‌صورت مفید و موثر بسیار حائز اهمیت است. انجام فرایند های تکراری به روش قدیمی و دستی باعث میشود که شرکت زمان زیادی را هدر داده و هزینه‌های گزافی بپردازد. در اینجا نرم افزار سیستم ساز خود را نشان میدهد. این بستر به سازمان شما کمک میکند که با کمک اتوماسیون و آنالیز؛ فرایندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید. علاوه بر اینها امکان مدل‌سازی، ساخت، پردازش و انجام تمامی فرایندهای کسب و کارتان کاملا در اختیار شما قرار خواهد گرفت. این نرم‌افزار همچنین سرعت جمع‌آوری و پردازش اطلاعات را افزایش میدهد.
متد های سیستم سازی همچنین فعالیت‌های کارکنان را که تاکنون به صورت دستی انجام میشد با ماشینی کردن، بهتر مدیریت میکنند. استفاده از نرم افزار های سیستم ساز کمک میکند که به چالش‌ها و موقعیت‌ها پاسخگویی سریعی داشته باشید، به علاوه به رهبران کسب و کار کمک میکند تا بهترین تصمیم را برای رشد شرکت بگیرند.
با استفاده از نرم افزار‌های سیستم ساز میتوان فعالیت‌های روتین و تکراری سازمان را در اسرع وقت و به صورت بهینه انجام داد. با این روش علاوه بر سهولت در ارتباط کارکنان سازمان از هدر رفت کاغذ و زمان جلوگیری میشود. این سیستم همچنین قابلیت تولید نرمافزارهای شخصی‌سازی‌شده و پویا را درخود گنجانده تا سازمان‌ها بر طبق نیازمندی‌های خود اقدام به مدیریت و کنترل روال انتقال اطلاعات خود داشته باشند.
یک نرم‌افزار سیستم ساز خوب چه امکاناتی دارد؟
درست است که هر سازمانی میتواند از یک نرم‌افزار سیستم ساز خوب بهره ببرد، اما باید در نظر داشت که هر BPMS موجودی برای هر شرکتی مناسب نیست. با این حال هر کدام از این نرم‌افزار‌ها برای کاربردی بودن باید چند ویژگی خاص داشته باشند که در اینجا توضیح خواهیم داد.
سهولت در استفاده از سیستم ساز:
در ابتدا باید حواسمان باشد که هدف ما تنها داشتن یک ابزار نیست. هدف ما این است که کارکنانمان بتوانند پروسه فرایند‌ها را روزانه و مستقل از یکدیگر انجام دهند. بنابراین رابط کاربری مناسب، مهمترین بخش یک BPMS خوب است. برای این کار باید نرم‌افزاری را پیدا کنید که شما را به اهداف اصلی‌تان؛ یعنی افزایش درک فرایند کسب و کار و استفاده راحت تر این فرایند ها و پیادهسازی دقیق تر آنها نزدیک کند، نه اینکه به پیچیدگی آن بیفزاید. میتوان به‌طور خلاصه گفت: هدف استفاده از چنین سیستمی، راحت‌تر کردن کار‌هاست. اما اگر استفاده از آن موضوع را پیچیده‌تر کند، دیگر فایده ای برای شرکت نخواهد داشت و تنها کارکنان را به اشتباه می‌اندازد.
ساده سازی یادگیری استاندارد های کاری سازمان:
زمانیکه شما تصمیم به سیستماتیک کردن کسب و کار خود بگیرید به تبع آن نیاز به استخدام نیروهای بیشتری خواهید داشت تا بازدهی و عملکرد تیم‌تان بهبود یابد. اما این در صورتی است که افراد تازه‌کار، درست آموزش ببینند.
این دستور‌العمل‌ها باید به گونه ای واضح و ساده به افراد آموزش داده شود تا کارکنان حین انجام وظایف خود در بستر BPMS نیاز به تکرار آموزه‌های قبلی نداشته باشند. به این منظور، میتوان از طرح‌ریزی درست استفاده کرده و توضیحات کاملی از نقش افراد در سازمان و جزییات کاری که به هر شخص محول خواهد شد در اختیار آنها قرار داد. استفاده از فایل‌های ویدیوئی و عکس و لینک آموزش هم به سهولت آموزش کمک خواهند کرد.
با اینکه بستر سیستم سازی از دیدگاه مدیر یک مجموعه راه حل درستی به نظر می‌آید اما برای یک کارمند، معمولا بهترین راه، کوتاه‌ترین راه است. به همین دلیل رابط کاربری خوب نرم‌افزار و آموزش درست این بستر به کارکنان میتواند از مهمترین موضوعات این بحث باشند.
پشتیبانی از بازخورد های کاربران در نرم افزار های سیستم ساز:
مشخصا پس از استفاده از یک نرم افزار سیستم ساز، فرد ممکن است با تعدادی مشکل روبرو شود. اینجا مالک پروژه باید بتواند این مشکل‌ها را در زمان مناسب سریعا رفع کند. بهترین بازدهی در این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که پرسش و پاسخ برای همه کاربران نشان داده شود تا از دوباره‌کاری جلوگیری شود. بنابراین باید به ویژگی های زیر توجه کرد:
- کاربر باید بتواند برای هر فعالیتی بازخورد گذاشته و پشتیبانی پروژه ملزم به پاسخگویی می‌باشد
- از برچسب (Tag) استفاده شود تا موضوعات شبیه به هم در یک دسته‌بندی قرار بگیرند
- نظرات و مشکلات پاسخ داده شده تنها برای پشتیبانی قابل دسترسی باشد
- از فیلتر‌ها برای جداسازی بازخورد‌ها طبق برچسب و موضوعات استفاده شود
آسان‌سازی انجام فرایندهای سیستماتیک به درستی:
- فرایندهای استاندارد‌سازی‌شده و قابل دسترس بدون عملی بودن برای کسی سودی ندارد. بنابراین باید مطمئن بود که میتوان فرایند لازم را کاملا در نرم افزار سیستم ساز پیاده کرد.
- زمانیکه خروجی یک پروژه درست باشد، میتوان مطمئن بود که در آینده نیز به درستی عمل خواهد کرد. بنابراین نیازمند راه‌هایی خواهید بود تا تکرار این فرایند‌ها را مدیریت کنید.
- کارکنان یک پروژه لازم است که بدانند باید چه زمانی وارد محیط کاری خود شده و شروع به فعالیت کنند.
جمع آوری بازخورد و داده برای بهبود فرایندهای کسب و کار:
بهینه سازی دائمی فرایند‌ها امری ضروری است. پس از اینکه پروسه ها بار‌ها و بار‌ها مورد بررسی قرار گرفته و دیگر پایدار شده‌اند، اینک زمان توسعه آنهاست. برای این کار باید به بازخورد‌های کاربران مراجعه کرد. این 3 مورد بخش مهمی از نرم افزار های سیستم ساز هستند:
- در نظر گرفتن تعداد کارکنانی که خواستار یک تغییر خاص در سیستم هستند و یا یک مشکل مشابه هم دارند.
- شناسایی آن دسته کارها که نه از نظر کمیت و نه کیفیت طبق استاندارد ها عمل نمیکنند.
- نشان‌کردن یک دیدگاه کلی از بدترین فرایند های اجرایی.
امکان یکپارچه‌سازی نرم افزار سیستم ساز با دیگر سیستم‌ها برای خودکار کردن کارها:
هر‌گاه یک فرایند به پایداری برسد، نوبت به خودکار سازی آن رسیده. به منظور رسیدن به این هدف، یک نرم افزار سیستم ساز نمیتواند به تنهایی کار‌کند بلکه در طول زمان باید به دیگر سیستم های کسب و کار متصل شود. بنابراین یک BPMS مناسب امکان یکپارچه‌سازی با دیگر نرم‌افزار‌ها را در خود دارد.
اطمینان از مدیریت کارآمد فرایند‌ها:
باید بتوان تمام این فرایندهای سیستماتیک را از یک پایگاه مرکزی مدیریت کرد و البته در کنار آن، مدیریت بخش‌های به‌خصوص را به افراد متخصص محول کرد.
در پایان، مالک یک فرایند باید به تمامی ابزارها و اطلاعاتی که ممکن است او و تیمش برای مدیریت موثر یک فرایند نیاز پیدا کنند، دسترسی داشته باشند.
کلام آخر:
بطور کلی، با وجود اینکه پروسه‌های سیستماتیک شده از لحاظ زمان و هزینه بهینه‌تر هستند، اما برخی اوقات دستی انجام‌دادن پاره‌ای از کارها سود بیشتری برای سازمان خواهد داشت. ما در مجموعه آریانیک با در اختیار قرار دادن قدرتمندترین سیستم ساز موجود در بازار تکنولوژی ایران توانسته ایم بسیاری از نیاز های موجود در سازمان را با کمترین خطا پوشش داده و سازمان مربوطه را در مسیر رشد خود همراهی کنیم. در صورت نیاز به مشاوره در زمینه نصب، طراحی و استقرار انواع سیستم ساز با ما تماس بگیرید.
