آریانیک ...
سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی یا همان نرم افزار BPMS یک نوع نرم افزار است که برای بهبود فرایندهای تجاری در سازمان‌ها استفاده می‌شود. با خرید نرم افزار BPMS می‌توان به راحتی انواع اتوماسیون‌های اداری، برنامه‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها، فرایندهای تجاری و غیره را ایجاد کرد. با استفاده از فرایندهای این نرم افزار می‌توان به راحتی مستند سازی و بهبود فرایندهای تجاری را ایجاد کرد.
قبل از ایجاد هرگونه اتوماسیون گردش کار، فرایندها باید مستند سازی شوند و برای این کار به نرم‌افزارهایی با قابلیت برنامه ریزی و قابلیت نشان دادن فرایندها نیاز داریم. شما میتوانید مدل‌های تجاری کسب و کار را به راحتی در یک نرم افزار مخصوص پیاده سازی کنید. با خرید نرم افزار BPMS این کار به راحتی امکان پذیر است.
نرم افزار BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software است. بر اساس این عبارت خرید نرم افزار BPMS به شما کمک میکند که یک اتوماسیون فرایندی را تهیه کنید. این اتوماسیون به شما کمک میکند فرایندهای هر روزه را در سازمان‌ها به راحتی بررسی و نظارت کنید. شما با استفاده از این نرم افزار میتوانید هزینه‌های شرکت را کنترل کرده، فرایندهای روتین شرکت را نظارت کنید، از کارآمدی افراد در بخش‌های مختلف مطمئن شده و بهترین کارایی را از افراد در جایگاه‌های اختصاصی آن‌ها دریافت کنید.
نرم افزار BPMS سطوح مختلفی از گزارش‌ها را ارائه می‌دهد. با خرید نرم افزار BPMS شما این قابلیت را خواهید داشت تا این نرم افزار را با ابزارهای دیگر ادغام کنید تا تجزیه و تحلیل کاملی را در مورد عملکرد یک فرایند به دست بیاورید. گزارش‌های ارائه شده توسط این نرم افزار به عنوان شاخص‌های کلیدی عملکرد شناخته می‌شوند. با استفاده از این نرم افزار میتوانید فرایندهای روزانه را در سازمان و مجموعه خود تا حد امکان کارآمد کنید. در نتیجه اثر بخشی نیروها و کارمندان خود را بیشتر کرده و از کارآمدی فرایندهای خود مطمئن می‌شوید.
با خرید نرم افزار BPMS شما میتوانید اهدافی همسو با اهداف اصلی شرکت ایجاد کرده و از طریق نرم افزار این اهداف را ارزش گذاری کنید. در نتیجه این همسویی منجر به درک و طراحی کامل فرایندهای مختلف و کارآمد می‌شود. این فرایندها از چارچوب استاندارد کسب و کار شما پیروی می‌کنند.
بر اساس شرکت‌های مختلف سازنده نرم افزار BPMS می‌توان آموزش BPMS را بر اساس متدولوژی زیر مشخص کرد.
- مدل سازی: با خرید نرم افزار BPMS شما میتوانید فرایندهای خود را ترسیم کنید. در نتیجه زمان و هزینه‌های لازم را برای اجرای فرایندهای خود میتوانید اندازه گیری کرده و هزینه حدودی یک فرایند را تخمین بزنید.
- خودکارسازی: در این بخش شما میتوانید یک فرایند را از حالت دستی به یک فرایند الکترونیکی تبدیل کنید. در نتیجه در این حالت داده‌ها به صورت خودکار جمع آوری شده و پردازش می‌شوند. شما حتی میتوانید این داده‌ها را از برنامه‌های ثالث به نرم افزار BPMS انتقال دهید.
- مدیریت نرم افزار: در این بخش شما میتوانید در خصوص فرایندهای خود نقش‌های بالادستی ایجاد کنید. همچنین میتوانید یک دید و بینش جامعی در خصوص داده‌های تجاری جمع آوری شده به دست آورده و اثربخشی فرآیندها را مورد بررسی و مطالعه قرار دهید.
- بخش بهینه سازی: با استفاده از این بخش شما میتوانید فرایندهای خود را کارآمدتر و بهینه‌تر اجرا کنید تا بتوانید در منابع خود به راحتی صرفه جویی کرده و داده‌ها را کنترل کنید.
در خصوص خرید نرم افزار BPMS باید این نکته را در نظر داشته باشید که شرکت‌های مختلف ممکن است نرم افزارهای خود را با بخش‌های مختلفی ارائه دهند. همچنین ممکن است یک بخش به صورت اختصاصی برای کسب و کار شما ایجاد شود و یا در آن تغییراتی اعمال شود.
در تمامی مدل‌های مختلف نرم افزار BPMS بخشی مربوط به خطاهای برنامه وجود دارد. در این بخش شما میتوانید خطاهای کاربردی و ایجاد شده از طریق برنامه را مشاهده کرده و نسبت به رفع آن‌ها اقدام نمایید. برخی از این خطاها مربوط به کارکرد و عملکرد نرم افزار است که توسط شرکت ارائه دهنده برطرف می‌شود. بخشی دیگر از آن نیز توسط فرایندهای شما ایجاد می‌شود و شما باید نسبت به برطرف کردن آن‌ها اقدام نمایید.
خرید نرم افزار BPMS در شرکت‌های مختلف بر اساس اهداف و دید تجاری آن‌ها انجام می‌شود. برخی از شرکت‌ها از این نرم افزار برای حذف فرایندهای دستی و کاغذی استفاده می‌کنند. برخی نیز به دنبال محاسبه هزینه‌ها هستند و از کاغذ بازی‌های اداری برای مشخص شدن هزینه‌ها خسته شده‌اند.
در هنگام خرید نرم افزار BPMS باید ویژگی‌های هر نرم افزار را بررسی کرده و آن‌ها را با کسب و کار خود هماهنگ کنید. در این صورت میتوانید به خوبی بهینه‌ترین و بهترین نرم افزار را خریداری کنید.
- طراحی کاملاً گرافیکی و بصری در نرم افزار
- استفاده از قابلیت‌های کشیدن و رها کردن در نرم افزار که کار شما را به شدت راحت میکند.
- کنترل اطلاعات و نقش بندی داده‌ها ، ایجاد دسترسی های مختلف به افراد
- قابلیت همسو سازی و یکپارچه سازی با موبایل
قیمت نرم افزار BPMS بر اساس ویژگی‌ها و امکاناتی که ارائه می‌دهد متفاوت است. برخی مدل‌های خارجی دارای قیمت‌های به مراتب بالاتری هستند. نمونه‌های ایرانی نیز دارای قیمت‌های مختلفی هستند. این قیمت‌ها بر اساس بخش‌های مختلف نرم افزار و فرایندهایی که می‌تواند انجام دهد متفاوت است. همچنین در خصوص بخش پشتیبانی پورتال سازمانی و ارائه بروز رسانی‌ها نیز برخی شرکت‌ها هزینه‌هایی را دریافت می‌کنند که این هزینه‌ها به مبلغ نهایی فاکتور شما اضافه می‌شود.
به همین دلیل در هنگام خرید نرم افزار BPMS حتماً باید به ویژگی‌ها، امکانات نرم افزار، بخش پشتیبانی و بروزرسانی نرم افزار دقت کنید تا قیمت نرم افزار BPMS به خوبی برای شما مشخص شود.
شرکت‌های ارایه دهنده BPMS
شرکت‌های زیادی در دنیا وجود دارند که با عنوان شرکت‌های ارایه دهنده BPMS شناخته می‌شوند. برخی از این شرکت‌ها که در دنیا شناخته شده تر هستند عبارت‌اند از:
- شرکت Nintex یکی از این شرکت‌ها است. نرم افزار ارائه شده توسط این شرکت برای کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB) و شرکت‌های سرمایه‌گذاری مناسب است. نرم افزار این شرکت مبتنی بر مرورگر است و از طراحی خلاقانه‌ای استفاده میکند. این نرم افزار به صورت فایل نصبی است و نسخه ابری آن هنوز ایجاد نشده است. محصولات این شرکت پشتیبانی مناسبی دریافت نمی‌کنند و این نرم افزار بر اساس استانداردهای نرم افزار متن باز ایجاد شده است.
- یکی دیگر از شرکت‌های ارائه دهنده BPMS شرکت Processmaker است. نرم افزار این شرکت در شرکت‌ها، دولت‌ها و سازمان‌هایی که دنبال مقیاس سازمانی هستند استفاده می‌شوند. با خرید نرم افزار BPMS این شرکت شما میتوانید از این نرم افزار به صورت نصب و همچنین نسخه ابری استفاده کنید. این نرم افزار حق اشتراک ماهانه بر اساس تعداد کاربر دریافت میکند.
- یکی دیگر از شرکت‌های ارایه دهنده BPMS شرکت Bizagi است. نرم افزار ایجاد شده توسط این شرکت در کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، بیزنس‌های مدیوم و شرکت‌های سرمایه‌گذاری استفاده می‌شود. با خرید نرم افزار BPMS این شرکت شما به فایل نصبی و نسخه ابری دسترسی خواهید داشت. این شرکت برای ارائه سالانه نرم افزار خود لایسنس کاربری سالانه 800 دلار+ 134 دلار هزینه نگهداری (یا) یک سال مجوز کاربری سالی 311 دلار دریافت میکند.